Privacyverklaring

1. Algemene overwegingen

Dentally Yours hecht veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. In dit privacybeleid willen we u op transparante wijze informeren over hoe binnen de praktijkvoering wordt omgegaan met persoonsgegevens en op welke wijze de bescherming wordt gewaarborgd.

Dentally Yours handelt ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit betekent dat wij in ieder geval:

persoonsgegevens verwerken conform het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Deze doelen en de daarvoor benodigde persoonsgegevens worden in deze privacyverklaring onder punt 2 genoemd.
alleen die persoonsgegevens verwerken die noodzakelijk zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt.
passende (technische en/of organisatorische) maatregelen hebben genomen om de beveiliging van persoonsgegevens te waarborgen, zie punt 6 van deze privacy verklaring.
geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze aan de praktijk zijn verstrekt (bijvoorbeeld: Famed als factoringmaatschappij), dan wel voortvloeit uit een wettelijke verplichting.
op de hoogte zijn van de rechten van patiënten omtrent persoonsgegevens in het kader van de uitvoering van de behandelovereenkomst en de bedrijfsvoering van de praktijk, deze respecteren en patiënten hierover informeren.

Dentally Yours is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van patiënten.

2. Doeleinden en (bijzondere) persoonsgegevens

Dentally Yours verwerkt (bijzondere) persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

Het aangaan van behandelovereenkomsten met u als patiënt en het uitvoeren van behandelingen binnen die behandelrelatie. Daar hoort ook het declareren bij zorgverzekeraars bij, eventueel via factoringmaatschappijen.
Op grond van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz) moet elke praktijk een Veilig Incident Melden systeem te hebben. Daarbij worden incidenten door medewerkers gemeld, om de kwaliteit van zorg te verbeteren en te waarborgen. Dit vindt op anonieme basis plaats, tenzij zich risico’s voor u als patiënt hebben voorgedaan. In dat geval wordt de patiënt hierover ingelicht.

Voor het uitvoeren van de behandelovereenkomst heeft de praktijk de volgende (bijzondere) persoonsgegevens nodig:

Persoonsgegevens Bijzondere persoonsgegevens

NAW gegevens Medische gegevens medicatiegebruik

Telefoonnummer Medische gegevens gezondheid

E-mailadres BSN-nummer

Geslacht

Burgerlijke staat

Verzekeringsgegevens

In de rechterkolom staan de bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens van meer gevoelige aard, maar zonder deze persoonsgegevens kan de behandelovereenkomst niet worden uitgevoerd.

Wanneer de toestemming tot het verwerken van de bijzondere persoonsgegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, kan de behandelovereenkomst niet tot stand komen. Patiënten kunnen in dit geval niet worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en corresponderen met onder meer verzekeraars. Het inlichten van de zorgverlener over de medische geschiedenis van een patiënt is een wettelijke verplichting. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en een daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

Persoonsgegevens van minderjarige en wilsonbekwame patiënten

Minderjarige patiënten kunnen zich zelfstandig inschrijven vanaf 16 jaar. Tot 16 jaar verwerkt Dentally Yours alleen persoonsgegevens na schriftelijke toestemming van de ouder/verzorger of wettelijke vertegenwoordiger. Ook voor wilsonbekwame patiënten geldt dat wij alleen persoonsgegevens verwerken na schriftelijke toestemming van de wettelijke vertegenwoordiger.

Wanneer de toestemming tot het verwerken van de bijzondere persoonsgegevens voor deze patiënten niet wordt verleend, kan de behandelovereenkomst niet tot stand komen. Patiënten kunnen in dit geval niet worden ingeschreven in de praktijk. Het BSN-nummer is nodig om de patiënt te kunnen identificeren en corresponderen met onder meer verzekeraars. Zonder medische gegevens kan een goede diagnose en een daarop aansluitende juiste en veilige behandeling niet worden gewaarborgd.

3. Verstrekking persoonsgegevens aan andere partijen

Alleen als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven genoemde doeleinden, worden gegevens aan andere partijen verstrekt. Andere partijen met wie Dentally Yours verwerkersovereenkomsten heeft gesloten zijn:

softwareleverancier patiëntenadministratie
websitebouwer
office softwareleverancier
factoringmaatschappij (Famed)
Vecozo

In de verwerkersovereenkomsten zijn afspraken gemaakt om de bescherming van de persoonsgegevens van u als patiënt te waarborgen.
Dentally Yours verstrekt geen persoonsgegevens aan anderen partijen, tenzij de praktijk hiertoe wettelijk verplicht is (bijv. opvragen persoonsgegevens in het kader van een politieonderzoek). Daarnaast worden geen persoonsgegevens aan andere partijen buiten de EU verstrekt.
Buiten de persoonsgegevens die nodig zijn voor de doeleinden zoals hierboven aangegeven en waarvoor derhalve een grondslag aanwezig is, verwerkt Dentally Yours alleen persoonsgegevens als de patiënt hiervoor toestemming heeft gegeven.

4. Bewaartermijn

Dentally Yours bewaart patiëntendossiers gedurende de tijd dat de patiënt is ingeschreven in de praktijk en na uitschrijving nog gedurende 15 jaar in overeenstemming met art. 7: 454 BW Wet op geneeskundige behandelingsovereenkomst (Wgbo).

Een patiënt heeft het recht te verzoeken om vernietiging van het dossier. Dentally Yours vernietigt het dossier binnen drie maanden na het verzoek, tenzij vernietiging niet in het belang is van de patiënt, of bewaring van aanmerkelijk belang is voor een ander dan patiënt (bv volksgezondheid of in geval van gerechtelijke procedure).

Andere persoonsgegevens ten behoeve van de praktijkvoering, zoals NAW-gegevens ten behoeve van de verzending van nieuwsbrieven en het klantenbestand, worden bewaard gedurende uw inschrijving als patiënt in de praktijk.

5. Beveiliging van persoonsgegevens

Dentally Yours heeft de volgende passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking of verlies:

Dentally Yours werkt met een patiënten softwaresysteem, waarmee een bewerkersovereenkomst is gesloten en afspraken zijn gemaakt over veilig aansluiten of installeren van applicaties/programma’s.
De software is alleen toegankelijk voor daartoe bevoegd en geschoold personeel.
De software/systemen zijn beveiligd met inlogcodering en autorisaties. Privacy van persoonsgegevens is gewaarborgd.
De systemen waarmee wordt gewerkt, zijn doorlopend beschikbaar en actueel.
Patiëntendossiers zijn altijd zo actueel mogelijk.
Bij mobiel inloggen en werken vanuit huis wordt veilig gewerkt.
Binnen het patiëntensysteem zijn alle patiëntgegevens gekoppeld aan BSN.
Er is een goede afweer tegen virussen, spam en andere gevaren van buitenaf.
Niet actuele patiëntgegevens worden in overeenstemming met de wet 15 jaar bewaard, tenzij op verzoek van u als patiënt vernietiging heeft plaatsgevonden.
Medewerkers van Dentally Yours hanteren een clean desk en clean screen policy. Systemen worden uitgezet bij het verlaten van de werkplek. Systemen worden versleuteld en zijn zo nodig geautoriseerd.
Uitwisseling van informatie, communicatie tussen collega’s vindt altijd veilig plaats. E-mailverkeer tussen collega’s en tussen de praktijk en patiënten is beveiligd.
Dentally Yours werkt conform het NVM Protocol meldplicht datalekken.
Waarborgen van privacy van de persoonsgegevens binnen de praktijk is een regelmatig terugkerend agendapunt tijdens werkoverleg.
Medewerkers van Dentally Yours hebben kennis van de rechten van de patiënt, werken met het NVM document veelgestelde vragen privacy en ‘patiëntenrechten’.

6. Rechten van u als patiënt ten aanzien van verwerkte persoonsgegevens

U hebt recht op inzage van uw persoonsgegevens en uw patiëntendossier. Daarnaast hebt u recht op rectificatie en vernietiging van uw persoonsgegevens en in beginsel recht op vernietiging van het patiëntendossier. Hiervoor vragen wij u wel om uzelf te legitimeren.

Ten aanzien van uw recht op vernietiging van uw patiëntendossier is van belang dat voortzetting van de behandelovereenkomst dan wellicht onmogelijk is omdat gebrek aan medische informatie een kwalitatief goede diagnose en kwalitatief goede behandeling in de weg staat, waarbij de veiligheid van u als patiënt niet kan worden gegarandeerd.

U hebt tot slot het recht uw gegevens door ons te laten overdragen aan uzelf of een andere partij. Ook hiervoor vragen wij u om uzelf te legitimeren.

7. Vragen, opmerkingen of klachten?

Wij doen er alles aan om uw persoonsgegevens goed te beschermen. Mocht u vragen of opmerkingen hebben, of niet tevreden zijn over hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens, dan kunt u contact opnemen met Dentally Yours en proberen wij samen met u tot een oplossing te komen. Mocht dit onverhoopt niet lukken, dan kunt u zich wenden tot de Autoriteit Persoonsgegevens, de toezichthouder op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

*Dit document is opgesteld door NVM. Aan dit informatiedocument kunnen geen rechten worden ontleend. Hoewel met heel veel zorg samengesteld, is NVM-mondhygiënisten niet aansprakelijk voor de juistheid, actualiteit en het gebruik door anderen van dit document.